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Voyage d’affaires : comment s’assurer ?

En tout premier lieu, il est important de distinguer le voyage d’affaires du voyage privé. Les conditions définissant le voyage d’affaires sont très précises, notamment en terme de durée. De la même façon, les obligations de l’employeur sont également très précises concernant la protection des employés pendant leurs déplacement professionnels. Aujourd’hui, nous vous donnons donc toutes les informations sur l’assurance voyage d’affaires.

Qu’appelle-t-on un voyage d’affaires ?

Le voyage d’affaires se distingue du voyage privé puisque, de fait, il est organisé à l’initiative de votre employeur. En outre, il possède des caractéristiques bien précises en ce qui concerne la durée d’un déplacement professionnel. En effet, un voyage pour raisons professionnelles doit durer moins de 90 jours consécutifs. De plus, les voyages d’affaires ne doivent pas représenter plus de 180 jours au total sur une année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Au-delà de ces durées, vous serez considéré comme travailleur détaché ou expatrié. Dans ce cas, il faudra alors souscrire une assurance voyage expatrié.

Qu’est-ce qu’une assurance voyage d’affaires ?

Une assurance voyage d’affaires s’appliquera à vous couvrir lors de vos déplacements professionnels. Elle vous couvre quel que soit votre poste, votre statut, votre mission, votre destination (en France ou à l’étranger) ou la durée de votre séjour, dans la limite de 90 jours consécutifs.

Une assurance voyage d’affaires se divise en deux couvertures différentes :

  • l’assurance, c’est-à-dire l’indemnisation de vos frais médicaux en cas de maladie ou d’accident survenu pendant votre séjour,
  • l’assistance, c’est-à-dire l’accompagnement de l’assuré en cas de problème pendant le séjour (perte ou vol des bagages, des papiers d’identité, etc.).

Pourquoi souscrire une assurance voyage d’affaires ?

Sécurité Sociale : un remboursement limité

La CPAM n’assure qu’une couverture très limitée en ce qui concerne les déplacements professionnels, tout particulièrement lorsque ceux-ci ont lieu dans un pays ne faisant pas partie de l’Union Européenne. Même constat concernant les mutuelles et les complémentaires santé puisqu’elles se basent sur les taux de la Sécurité Sociale pour calculer leur taux de remboursement des frais médicaux.

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Coût des frais médicaux à l’étranger

Or, certains pays ont un système de santé relativement onéreux. Les Etats-Unis et le Canada sont d’ailleurs connus pour le coût très élevé des frais médicaux. Par exemple, une simple consultation chez un médecin généraliste peut vous coûter plusieurs centaines de dollars !

Pas de tiers-payant à l’étranger

D’autant plus que la CPAM n’effectue jamais de paiement en direct pour un établissement médical situé à l’étranger. Il n’y a donc pas de système de tiers-payant comme nous le connaissons en France. De ce fait, vous auriez à faire systématiquement l’avance de vos frais médicaux avant d’en demander le remboursement après votre retour en France.

A noter : Même s’il s’agit d’un voyage professionnel, vous aurez parfois la possibilité de partir accompagné de votre famille (conjoint.e/époux.se, enfants). Dans ce cas, les garanties couvertes par votre assurance voyage d’affaires concerneront également vos proches présents pendant votre déplacement.

Quelles garanties couvrent une assurance voyage d’affaires ?

Comme tout contrat d’assurance, les garanties couvertes par une assurance voyage d’affaires peuvent varier d’une compagnie d’assurance à l’autre. En règle générale, ce type de contrat d’assurance garantit au minimum :

  • la prise en charge de vos frais médicaux. Cette prise en charge peut être limitée par un plafond ou illimitée, avec ou sans franchise.
  • le rapatriement médical en cas d’accident ou de maladie. Le rapatriement en cas de maladie ne concerne que les cas où la maladie aurait été contractée pendant le séjour professionnel dans la majorité des cas.
  • l’indemnisation en cas de retard (vol et / ou correspondance).
  • la perte ou le vol des bagages.
  • un capital en cas de décès de l’un des assurés du contrat.
  • une assurance annulation (le plus souvent en option).
  • éventuellement, une assurance en cas de location d’un véhicule.
Assurance voyage d'affaires
Crédit photo : ©Ptra

L’assurance voyage d’affaires est-elle obligatoire ?

Les obligations légales de l’employeur

Dans les faits, la souscription d’une assurance voyage d’affaires n’est pas obligatoire. Cependant, votre employeur est légalement tenu de fournir à ses employés une couverture convenable lors de tous leurs déplacements professionnels, en France comme à l’étranger. En effet, dans le cas contraire, vous auriez la possibilité de réclamer d’importants dommages et intérêts à votre employeur en cas d’accident ou de maladie pendant votre voyage d’affaires.

A la demande de l’employé

Dans le cas où cela ne soit pas fait par votre employeur, vous êtes en droit de demander la souscription d’un contrat d’assurance voyage professionnel pour être couvert pendant votre voyage d’affaires.

A noter : Généralement, les grandes entreprises ont l’habitude de souscrire des contrats groupés d’assurance voyage d’affaires. Cela leur permet de couvrir tous les employés lors de tous leurs déplacements professionnels pendant un an.

Assurance voyage professionnel : qui paye ?

Si vous voyagez à titre privé, c’est évidemment à vous de payer votre assurance voyage. Dans le cas d’un voyage d’affaires, c’est le plus souvent l’employeur qui prend le coût engendré par la souscription d’un contrat d’assurance de ce type.

A noter : Si vous exercez une profession libérale ou que vous êtes travailleur indépendant, le coût de l’assurance voyage professionnel reste à votre charge.

Combien coûte une assurance voyage d’affaires ?

Difficile de chiffrer le coût d’une assurance déplacement professionnel. En effet, de multiples facteurs sont à prendre en compte, notamment :

  • s’il s’agit d’une assurance individuelle (pour un seul employé) ou d’une assurance groupée (pour tous les employés de la société).
  • du nombre de personnes à assurer (voyage seul, avec votre famille ou avec plusieurs collaborateurs).
  • de la durée du déplacement professionnel (dans la limite de 90 jours consécutifs).
  • de la localisation du déplacement professionnel. Du fait de leur système médical, certaines destinations entraînent un surcoût de l’assurance voyage d’affaires.
  • des garanties couvertes.

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